Пояснения к схеме научно-справочного аппарата и поиска документной информации по фондам ОКУ "Государственный архив  новейшей истории Липецкой области"
Схема научно-справочного аппарата и поиска документной информации по фондам ОКУ "Государственный архив новейшей истории Липецкой области" составлена в помощь пользователям документной информации, работающим в читальном зале ОКУ ГАНИ ЛО.
Она содержит информацию о составе имеющихся в ОКУ ГАНИ ЛО справочников, которые могут быть использованы пользователями при поиске необходимых сведений по той или иной теме.
В схему включены:
1. Путеводитель по фондам ОКУ ГАНИ ЛО. Путеводитель по фондам ОКУ ГАНИ ЛО содержит подробную информацию о составе и содержании хранящихся в архиве документов по истории общественных и общественно-политических объединений и политических партий Липецкой области. Работа над путеводителем еще не завершена. Он доступен пользователям только в электронном варианте в составе базы данных (БД) ПК "Архивный фонд".
Характеристики фондов расположены в справочнике по разделам (См. Рубрикатор путеводителя):
1. Органы, организации и учреждения Коммунистической партии
2. Органы, организации и учреждения комсомола.
3. Органы организации и учреждения профсоюзов
4. Политические партии, общественно-политические объединения
5. Общественные организации
6. Личные фонды
7. Коллекции
8. Кинофотофонодокументы
9. Музейно-выставочный фонд
Внутри 1-5 разделов подразделы схемы строятся в исторической и логической последовательности: сначала располагаются сведения о фондах органов управления с учетом их иерархии в системе управления и времени образования, затем сведения о фондах подведомственных учреждений (для фондов КПСС – это первичные партийные организации, для фондов ВЛКСМ – первичные комсомольские организации, для фондов профсоюзов – ФЗМК и т.д.).
В подразделе "Первичные партийные организации" фонды группируются в соответствии с классификацией отраслей и подотраслей народного хозяйства. Фонды первичных партийных организаций внутри одной отрасли (подотрасли) на последней ступени группировки располагаются по алфавиту их названий.
Отраслевой признак группировки также применяется для систематизации фондов партийных фракций, политотделов, профсоюзных органов.
Характеристика архивного фонда содержит название фонда, справочные данные (номер фонда, объем фонда, крайние даты документов фонда), все переименования фонда с крайними датами существования под каждым названием, историческую справку (сведения по истории фондообразователя и фонда, для фондов личного происхождения – биографические сведения о фондообразователе), аннотацию, библиографию о фонде.
В зависимости от степени информативности (категории) фонда составлены индивидуальные или групповые характеристики фондов.

2. Список фондов областного казенного учреждения "Государственный архив новейшей истории Липецкой области".
Список фондов содержит сведения о номере фонда и его названии на момент поступления документов в ОКУ ГАНИ ЛО. Фонды расположены в списке по порядку номеров.

3. Алфавитная фондовая картотека (карточные указатели к листу фонда). Картотека позволяет вести оперативный поиск в ОКУ ГАНИ ЛО документов той или иной организации. Алфавитные карточки составлены на каждое переименование организации-фондообразователя (фонда), отраженное в графе "Название фонда" листа фонда, с указанием номера фонда и крайних дат существования организации под данным названием. Карточки систематизируются в соответствии со схемой (Раздел "М" схемы единой классификации документальных материалов партийных архивов филиалов ИМЛ, крайкомов, обкомов партии):
Органы, организации КПСС.
Областные комитеты.
Окружные комитеты.
Городские комитеты.
Районные комитеты.
Уездные комитеты
Волостные комитеты
Комитеты промышленно-производственных управлений.
Комитеты производственных колхозно-совхозных управлений.
Политотделы МТС, совхозов, на транспорте, военных комиссариатов и др.
Органы партийного контроля.
Фонды учреждений партии (партийные архивы, партийные школы и др.)
Партийные комитеты первичных партийных организаций с правами райкомов партии.
Органы, организации ВЛКСМ.
Областные комитеты
Окружные комитеты
Городские комитеты
Районные комитеты
Уездные комитеты
Волостные комитеты
Учреждения комсомола (редакции газет и др.)
Комитеты комсомола первичных организаций, имеющих права райкома.
Первичные партийные организации (ППО):
-ППО промышленных и научно-производственных предприятий (объединения, фирмы, комбинаты, заводы, фабрики, шахты, рудники и т.п.).
-ППО строительных предприятий (в том числе ремонтно-строительных, дорожно-строительных, монтажных и т.п.).
-ППО транспортных предприятий (железнодорожный, автомобильный, воздушный водный транспорт).-ППО предприятий и учреждений связи.
-ППО совхозов.
-ППО колхозов.
-ППО организаций МТС, РТС, отделений "Сельхозтехники", мелиоративных и т.п. организаций и предприятий
-ППО предприятий социально-бытового обслуживания трудящихся.
-ППО руководящих партийных, советских, хозяйственных и общественных органов, организаций, учреждений.
-ППО научных учреждений.
-ППО высших и средних специальных учебных заведений
Общественные и общественно-политические объединения.
Органы и организации профсоюзов
Областные отделения политических партий
Общественные организации.
-Общественно-политические
-Оборонно-спортивные
-Взаимопомощи и социальной защиты.
-Правозащитные
-Культурно-просветительные
-Научно-технические
-Творческие
-Спортивные
-Молодежные
-Детские
Общественные фонды.
Учреждения и предприятия общественных организаций.
Личные фонды
Коллекции
Алфавитная фондовая картотека хранится в кабинете заместителя директора, главного хранителя фондов. Доступ к ней можно получить через специалиста читального зала.

4. Реестры описей. В ОКУ ГАНИ ЛО ведется реестр описей (общий) и реестр описей особо ценных дел. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей. Каждой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру описей, который проставляется на обложке описи в левом верхнем углу. 

5. Описи. Опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда. На 01.07.2005 в ОКУ ГАНИ ЛО к 1707 фондам составлены 3524 описи. Все описи можно условно разделить на две группы: 
описи, составленные в организациях-источниках комплектования (делопроизводственные),
описи составленные в архиве.
Описи, составленные в организациях-источниках комплектования составлены по годовым разделам. Систематизация внутри годовых разделов зависит от структуры организации.
В архиве описи составляются на документы, поступившие неописанными, а также в результате усовершенствования или переработки описей.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения. 
В справочный аппарат описи входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.
В предисловии к описи излагаются история фондообразователя, история фонда, аннотация состава и содержания документов, состав справочного аппарата к описи.
Все описи напечатаны в машинописном или компьютерном варианте.1022 описи хранятся в трех экземплярах. Описи, которые не имеют третьего экземпляра, можно заказать у заведующего архивохранилищем через специалиста читального зала.
5.1. Указатели к описям. К описям составляются различные указатели (предметные, именные географические, хронологические, а также специальные предметные указатели – учреждений, первичных партийных организаций и т.д.).
Указатели к описи представляют собой перечень предметов, встречающихся в заголовках дел описи, которые дополняются необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковый номер единицы хранения. Они позволяют вести многоаспектный поиск информации. В ОКУ ГАНИ ЛО указатели составляются к описям фондов, содержащим многоаспектную информацию, интенсивно используемым (ФФ. 1, 2, 29, 155 и др.)

6. Исторические справки. К фондам 1-й и 2-й категории составляются исторические справки. Историческая справка (сведения по истории фондообразователя и фонда) дает представление о месте данного фондообразователя в системе общественно-политической жизни страны, региона, его масштабах и функциях.
История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения:
-даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника (если есть);
-задачи и функции организации и их изменения;
-масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
-место организации в системе экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
-изменения в названии и подчиненности организации;
-структура организации и ее изменения.
Аннотация документов фонда содержит характеристику состава документов фонда (по видам документов) и характеристику содержания документов (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности организации); с указанием хронологии тем, вопросов, или отдельных групп документов и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
Исторические справки хранятся в читальном зале.

7. Каталоги. Систематический каталог ведется специалистами ОКУ ГАНИ ЛО. Каталогизации были подвергнуты фонды Липецкого обкома КПСС за 1954-1962, 1965-1991 гг. (Ф.34), Липецкого сельского обкома КПСС за 1963-1964 гг. (Ф. 170), Липецкого промышленного обкома КПСС за 1963-1964 гг. (Ф. 171), Липецкого горкома КПСС за 1938-1991 г. (Ф. 4), Правобережного райкома КПСС г. Липецка за 1965-1991 гг. (Ф. 730), Липецкого укома ВКП(б) за 1918-1928 гг. (Ф. 1), коллекция фотодокументов (Ф. 2589). При каталогизации осуществляется полистный просмотр дел. Тематическая разработка фондов продолжается каталог ежегодно пополняется. Карточки систематизированы в соответствии со "Схемой единой классификации документальных материалов партийных архивов филиалов ИМЛ, крайкомов, обкомов партии". Каталог находится в читальном зале.

8. Перечни документов. Перечни документов в ОКУ ГАНИ ЛО составляются как по запросам различных организаций, так и по инициативе самого архива. Тематические перечни документов представляют собой систематизированные перечни заголовков документов или дел по определенной тематике с указанием их дат и поисковых данных. В ОКУ ГАНИ ЛО имеются следующие перечни:
-Перечень документов Становлянского райкома ВКП(б), содержащих сведения об ущербе, нанесенном немецко-фашистскими войсками в период оккупации Становлянского района (1941-1942 гг.),
-Перечень документов Усманского райкома ВКП(б), содержащих сведения о деятельности истребительного батальона Усманского района (1941-1944гг.).
Перечни документов хранятся в читальном зале.

9. Перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях партийных комитетов. В качестве внутрифондовых указателей в ОКУ ГАНИ ЛО используются Перечни вопросов, рассмотренных на пленумах и заседаниях бюро партийных и комсомольских комитетов (1452 перечня за 1938-1991 гг.). Перечни составлялись в организациях и передавались в партийный архив вместе с документами для включения в его справочно-информационный фонд. Подавляющее большинство перечней составлены в листовой форме. К фонду Липецкого обкома КПСС (Ф. 34) перечни составлены также и в карточной форме. Карточки систематизированы по структурному признаку (отделам обкома КПСС). В перечнях содержатся вопросы, рассмотренные на пленумах и заседаниях бюро и секретариата партийных и комсомольских комитетов (обкомов, горкомов и райкомов). Он раскрывают содержание дел, имеющих глухие заголовки и повышают информативность описей. Для превращения их в полноценные указатели в 1994-1998 гг. все перечни были снабжены архивными шифрами. Перечни хранятся в отделе использования и публикации документов. Их можно получить через специалиста читального зала.

10. Автоматизированные базы данных (БД). С 2000 года в ОКУ ГАНИ ЛО ведется учетная база данных общеотраслевого программного комплекса "Архивный фонд". БД "Архивный фонд" представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационно-поискового массива о составе и содержании документов ОКУ ГАНИ ЛО, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения, документа. Программа предусматривает 4 уровня описания документов, к каждому из которых относятся определенные разделы:
ФОНД
-Библиография о фонде
-Переименования
-Биографическая справка
-Фондовые включения
-Незадокументированные периоды
-Состав ОАФ
-Движение документов
-География (географический указатель)
-Персоналии (именной указатель)
-Тематика (предметно-тематический указатель)
-Рубрикатор 1 (структура путеводителя)
ОПИСЬ
-Топография
ДЕЛО
-Физическое состояние
-Рассекречивание
-Характеристика НТД
-География (географический указатель)
-Персоналии (именной указатель)
-Тематика (тематический указатель)
-Ключевые слова (предметный указатель)
-Рубрикатор 2 (структура описи)
ДОКУМЕНТ
Кроме того в программе существует несколько автономных разделов:
ИЗДАНИЯ
КОМИССИИ
КАТАЛОГ
-География (географический указатель)
-Персоналии (именной указатель)
-Тематика (тематический указатель)
-Ключевые слова (предметный указатель)
-Рубрикатор 3 (структура каталога)
В БД "Архивный фонд" внесены сведения обо всех фондах и описях, хранящихся в ОКУ ГАНИ ЛО. Программой предусмотрено автоматическое формирование перечней фондов, описей, единиц хранения. Всплывающее меню "ПОИСК" позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации по заданным реквизитам. Программа БД "Архивный фонд" установлена на компьютере в читальном зале. Консультацию о порядке работы с программой можно получить у специалистов ОКУ ГАНИ ЛО, а также изучив "Руководство пользователя программы "Архивный фонд".

11. Список источников комплектования ОКУ ГАНИ ЛО. Список источников комплектования ОКУ ГАНИ ЛО ведется специалистами отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (КВАД). Список представляет собой индексированный перечень общественных объединений, документами которых комплектуется ОКУ ГАНИ ЛО. Список источников комплектования постоянно уточняется и изменяется специалистами отдела КВАД. По состоянию на 01.01.2005 в списке источников комплектования ОКУ ГАНИ ЛО 70 общественных организаций.
Находится в отделе КВАД. Можно получить через специалиста читального зала.